Como reduzir custos com tecnologia sem perder eficiência

A digitalização aumentou o uso de ferramentas, mas muitas organizações não integram tudo e acabam não usando nem a metade do que contratam.
O principal problema é a transformação digital conduzida de forma isolada; reorganizar o uso pode reduzir custos em até trinta por cento sem prejudicar a operação.
Medidas recomendadas: mapear como cada área utiliza as soluções e ajustar planos, níveis de acesso e funcionalidades conforme a necessidade.
A integração entre sistemas é decisiva para evitar retrabalho, dados inconsistentes e perda de produtividade; revisões estruturais tendem a trazer ganhos em curto prazo.
Sinais de desperdício incluem baixa adesão, sobreposição de ferramentas, dificuldade de consolidar dados e uso de soluções externas; dados de mercado indicam quarenta e cinco por cento das licenças utilizadas, mais de noventa aplicações diferentes e shadow IT entre trinta e quarenta por cento do uso.

É possível reduzir custos com tecnologia sem comprometer a eficiência da operação. Especialistas apontam que muitos negócios investem em ferramentas digitais sem uso pleno, o que eleva despesas e degrada a governança dos recursos tecnológicos. A ideia é reorganizar o que já existe antes de cortar tecnologia.

Segundo Marcos Custódio, CEO da WebPeak, o eixo do problema está na forma como a transformação digital foi conduzida. Ferramentas adotadas de forma isolada não costumam se integrar, gerando reduzir o impacto financeiro real. Com uma revisão, é possível reduzir custos em até 30% sem perder fluxos produtivos.

Mapear o uso por área é o passo inicial indicado. Ao diagnosticar o funcionamento de cada solução, planos, acessos e funcionalidades podem ser ajustados para atender cada equipe. Além disso, a integração entre sistemas reduz retrabalho, inconsistência de dados e queda de produtividade.

Sinais de desperdício tecnológico

Ferramentas pouco utilizadas, sobreposição de funções e dificuldade de consolidar dados sinalizam desperdício. Quando colaboradores recorrem a soluções externas, fica evidente falha de integração e usabilidade. Dados recentes destacam o cenário: apenas 45% das licenças são usadas, segundo a Productiv.

A Okta aponta que muitas organizações utilizam mais de 90 aplicações diferentes, com funções repetidas. A IBM ainda aponta que entre 30% e 40% do uso de tecnologia ocorre fora dos sistemas oficiais, dificultando o controle de custos e a governança.

Caminhos para maior eficiência

Projetos de reorganização ganham destaque no setor, com iniciativas nacionais de ambientes corporativos integrados. Em uma operação única, uma implementação ampla de plataformas digitais mostrou ganhos de eficiência. A WebPeak é reconhecida pela liderar a maior implementação do Zoho Workplace em número de usuários no Brasil.

A prática verificada envolve reorganizar plataformas existentes, ajustar planos e acessos, além de melhorar a comunicação entre sistemas. O objetivo é manter a operação estável enquanto reduz custos com tecnologia.

Por Clarissa Perillo