Ao final do prazo de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), muitos acreditam que é seguro descartar os documentos usados no preenchimento. Não é o que orienta o setor contábil, pois podem surgir solicitações futuras ou entraves na malha fina.
Segundo Ahiram Cardoso, coordenadora do NAF – Núcleo de Apoio Contábil e Fiscal do Centro Universitário Unime Lauro de Freitas, a organização de documentos é tão essencial quanto o envio da declaração. Mesmo após o envio, é preciso manter comprovantes usados no preenchimento. A Receita Federal pode exigir comprovações, especialmente em casos de inconsistências ou seleção para a malha fina. O recomendável é guardar recibos, informes de rendimentos, extratos e demais comprovantes por no mínimo cinco anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da entrega.
Entre os principais documentos que devem permanecer arquivados estão informes de rendimentos de empregadores, bancos e corretoras; recibos e notas fiscais de gastos com saúde e educação; extratos de contas; comprovantes de pagamento de previdência privada; documentação de compra e venda de bens; contratos, escrituras e financiamentos; e recibos de doações dedutíveis. Esses itens servem para comprovar rendimentos, despesas e o patrimônio declarado ao Fisco.
Documentos que devem ser guardados
Os informes de rendimentos, gastos com saúde e educação, extratos bancários e de investimentos, comprovantes de previdência e de doações devem permanecer arquivados. Também é essencial guardar comprovantes de aquisição de imóveis, veículos e participações societárias. A guarda se estende enquanto o bem estiver na posse do contribuinte e por, no mínimo, cinco anos após a venda ou transferência.
A necessidade de conservar a documentação varia conforme o tipo de ativo. Registros de imóveis, veículos e investimentos costumam exigir períodos maiores, justamente pela possibilidade de apuração de ganho de capital.
Organização facilita futuras consultas
Além do papel, a prática de digitalizar os comprovantes está cada vez mais presente. Arquivos digitais organizados por ano e categoria ajudam a localizar informações rapidamente e reduzem o risco de perdas.
A organização de documentos é apontada como medida preventiva para evitar transtornos futuros. A digitalização é vista como aliada para facilitar consultas e manter tudo acessível mesmo após longos períodos.
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