A temporada de prestação de contas elevou o volume de documentos recebidos por escritórios de contabilidade, tornando essencial padronizar recebimentos e armazenagem para reduzir retrabalho e melhorar a rastreabilidade. O desafio cresce com o aumento de clientes e de mensagens por WhatsApp, e-mails, drives e links avulsos.
Especialistas destacam o peso da organização em ano eleitoral. Edivan Miranda, instrutor de contabilidade eleitoral do CRC-SP, afirma que a falta de estrutura leva a operações de resgate próximas aos prazos, aumentando a chance de erros. A conferência entre extratos e comprovantes é vista como crítico.
Karoline Ribeiro, executiva da SEPTE, aponta que o setor já vive evolução tecnológica significativa. A demanda por ambientes centralizados de recebimento de documentos cresce conforme o volume aumenta, sinalizando mudança de visão: organização documental como parte da operação, não tarefa de última hora.
Para reduzir riscos, especialistas recomendam: canal único de recebimento por cliente, com registro de remetente, conteúdo e data; pastas padronizadas por cliente e categoria; regras de nomenação com identificação clara de cliente, fornecedor, data e tipo de documento. O controle de acesso evita vazamentos conforme a LGPD.
A conferência cruzada entre extratos e documentos deve ocorrer periodicamente, não apenas no fim do prazo. Antecipar a coleta documental facilita o andamento e evita acúmulo de última hora, mantendo a governança durante todo o período.
Guia prático com orientações sobre organização de arquivos está disponível no blog da SEPTE, para orientar equipes na implementação das medidas descritas.
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